White Paper Production: Aus Weiß wird Gold

White Paper Production

Moderne Produktion
Moderne Druckmaschinen, die Massenjobs genauso schnell verarbeiten wie kleine Losgrößen, garantieren höchste Qualität für jede Art von Schriftstücken – für Transaktionsdokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge und Abrechnungen, genauso wie für Flyer, Broschüren und weitere Marketing-/Vertriebsunterlagen.

Warum White Paper Production?

Was tun mit den unzähligen vorgedruckten Formularen im Unternehmen, wenn sich die Firmenadresse ändert? Wenn der Vorstand wechselt oder der Betrieb sich ein neues Logo zulegt? Sie landen im Reißwolf – und mit ihnen etliche Euro. Vor allem in Großunternehmen gehen diese unnötigen Aufwendungen schnell in die Hunderttausende. Policen, Rechnungen, Werbe-Flyer, Briefbögen etc. – plötzlich sind sie nicht mehr zu gebrauchen. 100.000 Vordrucke sind bei Versicherern und Banken keine Seltenheit. Fakt ist: Die Bevorratung von Formularen ist eine teure Angelegenheit. Die dafür benötigte Lagerfläche bindet Kapital und Ressourcen, denn die Regale wollen stets gefüllt und die Dokumente zu den entsprechenden Druckstraßen transportiert werden. Dort wartet dann die nächste Herausforderung: Dem Drucker müssen nicht nur die richtigen Papiere zugeführt werden, sondern auch die passenden Daten. Damit Herr X nicht die Gehaltsabrechnung seines Chefs bekommt und Frau Y statt einer Mahnung eine Gutschrift. Die Tücken bei der Datenübertragung sind komplex und schwer zu überschauen.

Entsprechend viel Zeit und Know-how investieren Unternehmen, um all diese Datenströme zu koordinieren.

Was bringt White Paper Production?

Eine White Paper Production löst dieses Problem: Aus komplett leeren („weißen“) Seiten werden Schriftstücke, welcher Art auch immer, individuell für den jeweiligen Empfänger produziert und verschickt. Statt vorgedruckte Formulare in großer Stückzahl vorzuhalten, bündelt man hier die Daten für Inhalt und Layout eines Dokuments und bringt sie unmittelbar bei der Erstellung und Ausgabe auf weißes Papier.

Nicht nur die Kosten für Erstellung, Lagerung und Transport sinken dadurch – auch das Risiko, Sendungen falsch zusammenzustellen, nimmt ab. Gerade der Aufwand für Ein-/Auslagerung und Zuführung des vorgedruckten Papiers übersteigt oftmals die eigentlichen Druckkosten. Überflüssig wird mit der White Paper Produktion auch die komplexe Schachtsteuerung. Statt vieler verschiedener Schreiben in genau zugewiesenen Fächern gibt es Endlosrollen weißen Papiers, auf der alle Dokumente gedruckt werden. Positiver Nebeneffekt: Die Rüstzeiten der Druckstraßen verringern sich – für Unternehmen mit täglich Dutzenden verschiedener Jobs ein nicht zu unter- schätzender Vorteil. Bei jedem neuen Auftrag müsste man die Anlagen wieder programmieren, damit die richtigen Schächte angesteuert werden. Nicht so bei der White Paper Production: Alle notwendigen Daten sind in einem IT-System hinterlegt (CRM- oder ERP-System) und werden Kundenbezogen bereitgestellt. Dazu gehören Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kundennummer etc.) und zu platzierende Anzeigen genauso wie Schriftarten (Fonts) und Logos. Die komplette Steuerung der notwendigen Informationen übernimmt eine Software.

Und: Das White Paper Produktions-Prinzip lässt sich problemlos auf die Erstellung von personalisierten Kuverts ausdehnen. Man bringt auf leeren Umschlägen beispielsweise eine Werbebotschaft in Farbe auf, so dass die Sendung beim Empfänger „ankommt“. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Wie für die Erstellung der eigentlichen Dokumente oder zugehörigen Beilagen im Übrigen auch. Transpromo, die individuelle Kundenansprache mittels maßgeschneiderter Werbebotschaften auf Transaktionsdokumenten (Rechnungen, Kontoauszüge, Tickets etc.), erfährt durch die White Paper Production einen ungeahnten Schub. Eine Sendung mit einem Foto aus der Lieblingsregion des Empfängers auf Umschlag oder Rechnung fällt diesem eher auf als ein Standardmailing

Komplettpakete erleichtern Einstieg

GM Consult bietet für Unternehmen jeder Größe und Branche maßgeschneiderte Komplettpakete aus Beratung, technischer Umsetzung und IT-Know-how. Was den Stuttgarter Dienstleister vor allem auszeichnet, ist die umsichtige und auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden ausgerichtete Vorgehensweise. Intensive Workshops und Schulungen im Vorfeld sind der Garant für eine rasche Projektumsetzung. GM Consult berät bei der Umstellung auf vollfarbigen Digitaldruck und etabliert die für eine White Paper Production erforderlichen Workflows.

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