Es ist Zeit für einen intelligenteren Umgang mit Verträgen
Vertragsmanagement ist eine zentrale Funktion Ihres Unternehmens, die sowohl betriebliche als auch rechtliche Belange umfasst und alle wesentlichen Geschäftsbeziehungen unterstützt – von Kunden über Lieferanten bis hin zu Partnern, Mitarbeitern und Lieferanten. Und doch bleibt die wichtige organisatorische Aufgabe des Vertragsmanagements für viele Unternehmen eine manuelle, papierbasierte Aufgabe, die sehr arbeitsintensiv und ineffizient ist.
Unternehmen identifizieren daher Herausforderungen wie Kostensenkung und Effizienzsteigerung mit 66 %, Minimierung von Fehlern und unnötigen Verzögerungen mit 39 % und Reduzierung der Papiermenge im Prozess mit 30 % als ihre Hauptprioritäten beim Übergang zur Digitalisierung (Ergebnisse einer aktuellen Umfrage von Konica Minolta). Die Digitalisierung des Vertragsmanagements bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Geschäftsprozesse an mehreren Stellen innerhalb einer Organisation beschleunigen und dazu beitragen, wichtige und zeitnahe Managementinformationen zu liefern.
Dennoch wird das Vertragsmanagement bei Digitalisierungsprojekten oft übersehen, sodass Unternehmen im Dunkeln tappen und den Risiken ausgesetzt sind, die mit manuellen Prozessen verbunden sind. Mit unseren Beratungsleistungen unterstützen wir Unternehmen dabei, ihr Vertragsmanagement zu digitalisieren und so in eine neue Ära zu führen.
Vertragsmanagement digitalisieren & zahlreiche Vorteile nutzen
Es gibt wahrscheinlich nichts Grundlegenderes im Geschäftsleben als einen Vertrag. Wenn die Finanzen das Lebenselixier einer Organisation sind, dann sind Verträge ein Bindegewebe aus Vertrauen und Verständnis, das alles zusammenhält. Doch in vielen Unternehmen ist das, was eine Quelle der Stärke sein sollte, zu einem unflexiblen Schmerzpunkt geworden, da Verträge nach wie vor an veraltete papierbasierte Prozesse gebunden sind. So verwenden heute beispielsweise 85 % der Unternehmen immer noch manuelle Prozesse zur Verwaltung von Kaufverträgen.
Papierbasierte Prozesse erfordern nicht nur ein physisches Archiv, das oft viel Platz beansprucht, sondern die Verwaltung solcher Archive ist von Natur aus herausfordernd, arbeitsintensiv und erfordert viel Zeit und Ressourcen. Trotz dieses Aufwands kann sich die Dokumentensuche als sehr zeitaufwendig erweisen, und es bleibt nahezu unmöglich, einen zeitnahen und relevanten Überblick zu behalten. Infolgedessen finden es 73 % der Organisationen schwierig oder unmöglich, Berichte zu erstellen, die Informationen über die Bedingungen in ihren Verträgen enthalten.
Darüber hinaus können wichtige Termine oder Vertragslaufzeiten leicht übersehen werden. Unbeabsichtigte Vertragsverlängerungen können die Folge sein, wenn Kündigungstermine versäumt werden, was zu unnötigen Kosten und zusätzlicher Inflexibilität führt.
Mit modernen Lösungen für das digitale Vertragsmanagement helfen wir unseren Kunden, die Kontrolle über ihre Dokumente und Verträge zurückzugewinnen.
Vertragsmanagement digitalisieren – die Vorteile liegen auf der Hand
Mit der Digitalisierung kann die Rolle des Vertragsmanagements von einer administrativen Notwendigkeit und einem Hindernis für die Agilität in eine Funktion transformiert werden, die eine verbesserte Unternehmensleistung ermöglicht. Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist anspruchsvoll und bedeutet eine signifikante Weiterentwicklung gegenüber der Vergangenheit.
In vielen Organisationen werden Verträge immer noch in Papierform oder in digitalen Archiven gespeichert, nachdem sie von allen Beteiligten manuell bearbeitet wurden. Veraltete Verfahren wie diese nehmen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch, und Unternehmen können sofort von der breiten Funktionalität eines digitalen Vertragsmanagementsystems profitieren.
Die Digitalisierung des Vertragsmanagements hilft Unternehmen bei der einfacheren Verwaltung aller unternehmensinternen Vertragsdokumente mit erhöhter Workflow-Effizienz. Mit der Digitalisierung des Vertragsmanagements erhalten Benutzer die volle Kontrolle und Transparenz über Vertragsfristen, und moderne Lösungen versenden Erinnerungen, wenn Genehmigungen, Änderungen oder Kündigungen erforderlich sind. Das System standardisiert und automatisiert alle Phasen der Vertragsverwaltung, von der Vertragsanfrage über die Vertragserstellung bis hin zu den Workflows für die Vertragsausführung mithilfe elektronischer Signaturen.
Mit der Digitalisierung des Vertragsmanagements sind Unternehmen in der Lage, den zuständigen Personen die richtigen Rechte zuzuweisen, um die Dokumentenverarbeitung zu beschleunigen. Zu den Möglichkeiten gehören auch Erinnerungen, Versionskontrolle und erweiterte Suche – all dies kann zu weitaus größerer Effizienz, Agilität und vollständiger Einhaltung von Vorschriften beitragen.
Die Digitalisierung und Automatisierung des Vertragsmanagements kann Verbesserungen bei einer Reihe von Maßnahmen bewirken. Moderne digitale Vertragsmanagement-Lösungen reduzieren nicht nur die Verwaltungs- und Prozesskosten, sondern unterstützen Unternehmen auch bei der Verbesserung der Lieferantenleistung und der Verhandlungseffizienz. Mit Blick auf den breiteren Markt für Lösungen dieser Art stellen die Analysten von Forrester und Aberdeen fest, dass die Digitalisierung das Potenzial bietet, die Compliance um 55 % zu verbessern und die Vertragszykluszeiten um 50 % zu reduzieren. Darüber hinaus kann eine 25-prozentige Verbesserung der Vertragsverlängerungsraten sowie eine 1-2-prozentige Verbesserung der Einnahmen erzielt werden.
Der Prozess der Verwaltung von Kunden-, Lieferanten-, Partner- oder Mitarbeiterverträgen ist keine einfache Aufgabe. Falsche Handhabung kann zu Strafen für Nichteinhaltung, zu verpassten Chancen und potenziell kostspieligen Rechtsprüfungen führen. Die mit papierbasierten, manuellen Prozessen verbundenen Herausforderungen und Ineffizienzen erhöhen jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass solche Probleme auftreten.
Unsere Beratung verfolgt einen kundenzentrierten Ansatz für die Digitalisierung des Vertragsmanagements, der das Geschäftsumfeld und die Arbeitsprozesse jedes Unternehmens berücksichtigt. Individuell zugeschnittene Vertragsmanagement-Lösungen werden auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten.
Vertragsmanagement digitalisieren – eine einfachere, leistungsfähigere Lösung
Auch wenn die Bedürfnisse jedes Unternehmens individuell sein mögen, helfen digitale Vertragsmanagementlösungen Unternehmen dank der folgenden Vorteile bei der einfacheren und effektiveren Verwaltung aller unternehmensinternen Vertragsdokumente:
Zentrale Vertragsverwaltung
Die digitale Erfassung aller eingehenden Dokumente zu jedem einzelnen Vertrag (einschließlich E-Mails, Protokollen usw.) bietet eine unverzichtbare Grundlage für eine bessere Kontrolle und einen besseren Überblick.
Transparenz in allen Prozessen
Von der Textsuche über den gesamten Einzelvertrag bis hin zur Analyse aller relevanten Vertragsparameter – alle Informationen sind sofort abrufbar. Dies erleichtert die Beurteilung von Verträgen, zum Beispiel hinsichtlich ihres Wertes oder ihrer Laufzeit, und erleichtert das Finanzcontrolling erheblich.
Nutzung von Verträgen zum geschäftlichen Vorteil
Dank der einheitlichen, vollständigen Abbildung aller Dokumente sowie der automatischen Generierung von Mahnungen ist es kein Problem mehr, den Überblick über Vertragslaufzeiten und Fristen zu verlieren. Wenn keine Fristen mehr versäumt werden, können Unternehmen beginnen, die Vertragsbedingungen optimal zu nutzen.
Digitale Genehmigung für schnellere Bearbeitungszeiten
Genehmigung-Workflows für Verträge müssen transparent, flexibel und vollständig dokumentiert sein. Ebenso wichtig ist die revisionssichere Archivierung. All dies wird durch die Digitalisierung des Vertragsmanagements gewährleistet, das eine wertvolle Unterstützung bei der Erfüllung verschiedener Compliance-Anforderungen (wie z.B. HGB, Basel II, Firmenvorschriften etc.) bietet.
Datensicherheit als Basis für das System
Ausgereifte Berechtigungskonzepte schließen einen unkontrollierten Zugang zu Verträgen aus. Mitarbeiter können nur bestimmte Verträge und Informationen abrufen, die in ihren persönlichen Zugriffsrechten definiert sind – ein Sicherheitsniveau, das weit über das eines herkömmlichen Papierarchivs hinausgeht.
Vertragsmanagement digitalisieren – die Vorteile liegen auf der Hand
Mit modernen Lösungen für das Vertragsmanagement helfen wir unseren Kunden, die Kontrolle über ihre Dokumente und Verträge zurückzugewinnen. Das hilft nicht nur, Prozesse zu beschleunigen, Geld zu sparen und die Mitarbeiter zu entlasten, sondern auch die Beziehungen zu anderen Interessengruppen des Unternehmens zu verbessern.
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