Virtuelle Messe: VDDS Herbstmesse 2021

Mit 27 % mehr Ausstellern und einer 3-stelligen Anzahl an registrierten Teilnehmern war die VDDS Herbstmesse 2021 ein toller Erfolg!

Am 13./14. Oktober 2021 fand die virtuelle Herbstmesse unseres Kunden VDDS statt: Die VDDS Herbstmesse 2021

Nach dem sehr guten Erfolg der VDDS Frühjahrsmesse hat der VDDS e.V. und seine Mitgliedsunternehmen bereits die zweite virtuelle Messe – die VDDS Herbstmesse 2021 – durchgeführt.

Sowohl Teilnehmer als auch die Mitgliedsunternehmen des VDDS haben dieses innovative Konzept begrüßt. Neben Vertretern des VDDS haben die Firmen ARZ.dent GmbH, BDV GmbH, CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH, Computer Forum GmbH, Computer konkret AG, DAMPSOFT GmbH, DATAMED IT-Systeme GmbH, DATEXT iT-Beratung GmbH, DENS GmbH, DZR Deutsches Zahnärztliches Rechenzentrum GmbH, EVIDENT GmbH, PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG, PriAS GmbH und solutio GmbH & Co. KG teilgenommen.

VDDS Herbstmesse 2021 – Virtuelle Messe von summ-it Unternehmensberatung

Rückblick auf die VDDS Herbstmesse 2021

Das erfolgreiche Konzept der VDDS Frühjahrsmesse wurde weiter ausgebaut

Sabine Zude, Vorsitzende des Vorstands des VDDS e.V. - Kundenreferenz von summ-it Unternehmensberatung

„Bereits unsere Frühjahrsmesse war ein toller Erfolg. Allerdings wollten wir uns nicht auf dem Erreichten ausruhen, sondern unsere Plattform konsequent weiter ausbauen und nutzen.“

„Gemeinsam mit unseren Ausstellern und Partnern haben wir analysiert, wie wir das Konzept der Frühjahrsmesse erweitern und optimieren können. Im Fokus standen dabei die Anforderungen der ausstellenden Mitgliedsunternehmen.“

Bühne frei für die Mitgliedsunternehmen: 27% mehr Aussteller!

„Durch die Reduzierung der VDDS-eigenen Vorträge sowie die Erweiterung auf zwei volle Messetage hatten alle Aussteller deutlich mehr Zeit und Möglichkeiten, sich optimal zu präsentieren. Ergänzend zu unseren ordentlichen Mitgliedern haben wir die Plattform auch für unsere außerordentlichen Mitglieder geöffnet, was natürlich die Anzahl der Aussteller nochmals erhöht hat.“

„Wir konnten die Anzahl der Aussteller um 27 % erhöhen, was für die Qualität des Konzeptes spricht.“

„Die Aussteller haben Ihre Stände im Vergleich zur Frühjahrsmesse nochmals erweitert. Mit vielen Vorträgen, interessanten Informationen und exklusiven Messeangeboten konnten sich die Teilnehmer einen sehr guten und umfassenden Überblick über aktuelle Produkte und Lösungen verschaffen. Alle Teilnehmer mussten sich im Vorfeld registrieren, so hatten die Aussteller die Möglichkeit, die virtuellen Besucher individuell und bestmöglich anzusprechen, und ihnen passende Informationen zur Verfügung stellen.“

„Das gab es in dieser Form noch nicht“, sagt Sabine Zude, Vorstandvorsitzende des VDDS e.V. und ergänzt: „Wir konnten eine 3-stellige Anzahl an registrierten Teilnehmern begrüßen, und haben viel positives Feedback von den Teilnehmern erfahren. Wir werden die Plattform auch künftig für weitere virtuelle Veranstaltungen und Messen nutzen, und diese moderne Art der Marktansprache weiter ausbauen.“

VDDS Herbstmesse 2021 – Virtuelle Messe von summ-it Unternehmensberatung

VDDS Herbstmesse 2021 – die summ-it Services

Idee & Konzept

Nach den sehr guten Erfahrungen mit der VDDS Frühjahrsmesse wurden wir gebeten, ein Konzept für die VDDS Herbstmesse 2021 abzugeben. Basierend auf der bereits erstellten Plattform sollte sich alle Teilnehmer dieses Mal registrieren müssen, d.h. nur registrierte Teilnehmer sollten teilnehmen können. Ergänzend war gewünscht, dass alle Aussteller Lead-Listen der jeweiligen Standbesucher erhalten sollen.

Im Dialog mit H. Bartel, Vorstand des VDDS konnten wir mit einem innovativen Konzept, welches sich perfekt in die bestehende VDDS Online Landschaft integriert, überzeugen.

Projektmanagement

Von vornherein war klar, dass mehrere Firmen mit jeweils verschiedenen Ansprechpartnern beteiligt sind. Wir waren zu jeder Zeit zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten und haben das Projekt aktiv vorangetrieben.

Das Projekt konnte rechtzeitig in Time & Budget abgeschlossen werden.

Grafik & Design

Wir haben das bestehende Design für die VDDS Herbstmesse 2021 weiterentwickelt und umgesetzt. Alle Grafiken und die meisten Stände wurden von summ-it erstellt und in der Webseite integriert.

Ergänzend haben wir das Design ebenfalls im Chat-Tool tawk.to umgesetzt und Hintergrundbilder für die MS Teams Webinare erstellt.

Content

Die Agenda mit den Inhalten der Vorträge wurde uns vom VDDS zur Verfügung gestellt. Der weitere Content wurde vollständig von uns erstellt und publiziert:

Texte auf der Webseite
Texte für die sozialen Medien
Texte für Pressemeldungen und Mailings, die vom VDDS verschickt wurden.

Web-Programmierung und Betrieb

Wir haben die Virtuelle Messe „VDDS Herbstmesse 2021“ in die bestehende WordPress-Webseite integriert:

Seiten & Beiträge
Diverse Kontakt-Formulare mit Formular-Prüfungen und -Logik
Integration von Formular-Codes, die uns von den Ausstellern zur Verfügung gestellt wurden.
Download der Kalender-Einträge im iCal-Format
Integration der 7 Links zu den MS Teams Webinaren. D.h. Teilnehmer konnten auch ohne Anmeldung per Klick an den Webinaren teilnehmen.

DSGVO-konformes Tracking

Alle Teilnehmer der VDDS Herbstmesse 2021 sollten sich im Vorfeld registrieren müssen. Ergänzend war gewünscht, dass alle Aussteller Lead-Listen der jeweiligen Standbesucher erhalten sollen.

Um diese Anforderungen umzusetzen, wurde die Plattform um eine Mitgliederverwaltung mit entsprechenden Self-Services (Registrierung, Login, Passwort Reset, eigenes Konto anpassen, Logout usw.) ergänzt. In Abstimmung mit einer externen Rechtsanwaltskanzlei wurde die Datenschutzerklärung erweitert, und zustimmungspflichtige Nutzungsbedingungen erstellt.

Um für die Aussteller die gewünschten Lead-Listen generieren zu können, wurde ein eigenes Tracking-Plugin erstellt. Im Gegensatz zu kommerziellen Plugins wurden alle erfassten Daten ausschließlich auf dem Web-Server gespeichert. Der Web-Server wiederrum steht im Rechenzentrum eines großen deutsche Hosting-Unternehmens.

Interaktionsmöglichkeiten und Touchpoints

Wir haben zahlreiche Touchpoints animiert und integriert:

Integration der Links zu den MS Teams Webinaren.
Integration mit ZOOM und mit GoToWebinar
Telefon
WhatsApp
E-Mail
Chat per tawk.to
Videos

Social Media

Erstellen der Texte für die sozialen Medien und Sharing: XING, LinkedIn, Facebook, Twitter.

Outbound Kommunikation

Erstellen der Einladungstexte für den Versand an die VDDS-Interessenten.

Vorteile einer virtuellen Messe von summ-it

Eine virtuelle Messe von summ-it bietet viele Vorteile, hier die wichtigsten:

Stärkung der eigenen Marke

Die virtuelle Messe findet auf der eigenen Plattform und im gewohnten Design statt. Kunden und Interessenten werden so noch besser mit dem eigenen Unternehmen vertraut gemacht, was zu einer nachhaltigen Stärkung der eigenen Marke führt.

Perfekte Integration in die eigene Umgebung

Unser Ansatz basiert auf WordPress und kann leicht in die eigene Umgebung integriert werden:

entweder als Unterverzeichnis unternehmen.de/virtuelle-messe
oder in einer Sub-Domain: virtuelle-messe.unternehmen.de

Wichtig dabei ist, dass wir alle Touchpoints mit den existierenden Folgeprozessen verknüpfen: Daten aus Kontaktformularen landen im eigenen CRM-System usw.

Lizenzgebühren und Kosten

Im Gegensatz zu existierenden Plattformen fallen keine Lizenzgebühren an. Zum Vergleich: Manche Plattformen berechnen ca. 4 k€ Lizenzgebühren für 7 Tage, und ca. 10 k€ für 30 Tage.

Natürlich fallen auch bei unserer Lösung Kosten für die Erstellung der Stände, den Aufbau der Touchpoints und die Integration in die Folgeprozesse der Aussteller an. Da wir uns in einem gewohnten Standard Content Management System bewegen, sind diese Kosten geringer als bei Nutzung eines proprietären Systems.

Vorlaufzeit und Nutzungsdauer

Wir konnten innerhalb weniger Wochen das Konzept komplett lauffähig umsetzen und waren damit sicherlich schneller, als wenn wir eine der existierenden Plattformen genutzt hätten.

Im Gegensatz zu existierenden Plattformen kann die VDDS Frühjahrsmesse 2021 beliebig lange online sein – es gibt keine zeitliche Limitierung.

Wiederverwendbarkeit

Ein weiterer Vorteil ist, dass die komplette virtuelle Messe leicht dupliziert werden kann. Sollte ein Unternehmen bspw. ein halbes Jahr später eine weitere virtuelle Messe durchführen wollen, können wir einfach die ganzen Unterseiten mit allen Inhalten duplizieren und danach anpassen.

Dies ist bei den existierenden Plattformen nicht möglich, hier kann nicht einmal eine Datensicherung erstellt und zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingespielt werden. D.h. hier müssen Unternehmen die virtuelle Messe immer wieder komplett neu erstellen.

Aufzeichnung der Vorträge und Aufbau von Mediatheken

Wir haben alle Vorträge aufgezeichnet und in einer leicht nutzbaren Mediathek zur Verfügung gestellt. Insofern werden die Vorträge einmal gehalten und können danach unbegrenzt wiederverwendet werden.

Nachhaltige Verbesserung der SEO-Ergebnisse

Der ganze Content (Texte, Grafiken, Videos usw.) der virtuellen Messe liegt im eigenen Online Bereich und trägt damit unmittelbar zu einer deutlichen Verbesserung der SEO-Relevanz bei.

VDDS Herbstmesse 2021 – Fazit & Ausblick

Jochen Maier, Geschäftsführer summ-it Unternehmensberatung

„Wir freuen uns sehr über das durchweg positive Feedback, welches wir vom VDDS und den zahlreichen Ausstellern erhalten haben. Mit dieser Plattform hat der VDDS eine ideale Grundlage, um weitere virtuelle Messen mit einem überschaubaren Aufwand durchzuführen.

Unser Ansatz ermöglicht unseren Kunden, ihre Interessenten mit einer modernen Technik anzusprechen und so Leads zu generieren. Dies geht deutlich schneller und zu einem sehr viel attraktiveren Preispunkt, als der Besuch klassischer analoger Messen.“