Seit Beginn der Pandemie kommunizieren Menschen weltweit mehr denn je digital. Sie teilen Geschäftsunterlagen über E-Mail oder Video-Calls und arbeiten online gemeinsam an Projekten. Der Austausch vertraulicher Daten in Unternehmen und mit Geschäftspartnern stellt eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Damit die digitale Transformation auf sicheren Beinen steht, müssen sich Unternehmen mit der Datensicherheit im eigenen Betrieb befassen.
Mehr digitale Prozesse bedeuten auch potenziell mehr Sicherheitsrisiken. Umso wichtiger ist es, durch einen sicheren Austausch von sensiblen Geschäftsdaten die Einfallstore etwa für Hacking-Angriffe zu verringern. Schon kleine Maßnahmen, wie der sichere Datenaustausch über eine Secure Cloud Collaboration Plattform, können hier den Unterschied machen.
In diesem Artikel finden Sie Anregungen und Informationen, wie kleine und mittlere Unternehmen oft schon mit wenigen Maßnahmen für mehr Datensicherheit sorgen können.
Sicherer Datenaustausch ist Grundlage einer erfolgreichen Digitalisierung
Erhebliche Datenmengen werden durch die Digitalisierung von Unternehmen generiert, gespeichert und zur Analyse sowie Optimierung bestehender Prozesse genutzt. Das volle wirtschaftliche Potenzial der Daten wird aber erst dann ausgeschöpft, wenn diese zwischen verschiedenen Endgeräten, Mitarbeitern, Firmen und Behörden sicher ausgetauscht werden können. Heute ist eine Welt ohne E-Mails, Cloud-Speicher, Videokonferenzen oder den Transfer elektronischer Dokumente und Rechnungen nicht mehr vorstellbar. Die Gewährleistung eines sicheren Datenaustauschs intern, zwischen Standorten und mit anderen Unternehmen ist demnach eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung.
Ein sicherer Datenaustausch ist für jedes Unternehmen möglich
Mit den richtigen Maßnahmen können Unternehmen jeder Größe einen sicheren Datenaustausch gewährleisten. Wichtig ist dabei, dass Verantwortliche nicht nur die technischen, sondern auch die organisatorischen Maßnahmen im Blick haben.
Durch die Verlagerung der nahezu gesamten privaten und geschäftlichen Kommunikation in den digitalen Raum gewinnen zahlreiche Fragen rund um die IT-Sicherheit in Unternehmen an Gewicht: Wie können IT-Sicherheitsanalysen durchgeführt werden und was muss dabei beachtet werden? Wie können Daten zwischen Unternehmen sicher ausgetauscht werden?
Nachteile häufig eingesetzter Methoden zum sicheren Datenaustausch
Häufig werden Dateien unverschlüsselt per Mail versandt, weil es schnell und unkompliziert geht, und aus der gewohnten Umgebung heraus erfolgt. Allerdings ist die Übertragung äußerst unsicher. Meist existieren auch Größenbeschränkungen beim Sender oder Empfänger, die eine Übermittlung unmöglich machen. Hinzu kommt die Gefahr, dass Firewalls und Spamfilter Anhänge blockieren oder entfernen.
Cloudservices von Google, Microsoft, Dropbox & Co.
Für die einfache Übertragung großer Datenmengen, die in der Regel zu groß für den klassischen E-Mail-Versand sind, werden häufig internationale Cloudservices im Internet verwendet. Doch deren Serverstandorte liegen größtenteils außerhalb der EU, was mit dem europäischen Datenschutzrecht nicht vereinbar ist.
FTP-Server
Diese Übertragungs-Methode, die den Transfer von Datenmengen ohne Größenbeschränkungen ermöglicht, weist zwar höhere Sicherheitsstandards als Cloudservices auf. Allerdings ist die Bedienung kompliziert und umständlich. Der Datentransfer ist gegebenenfalls nur mithilfe des Admins durchführbar.
Physische Datenträger
Die physische Übertragung großer Datenmengen auf Festplatten, DVDs oder USB-Sticks birgt sehr große Risiken durch Verlust oder Diebstahl. Zudem ist diese Methode des Datenversandes äußerst umständlich und langsam.
Daten gelangen auf unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen. Damit Schadprogramme, die oft über Speichermedien unbemerkt eingeschleust werden, nicht das ganze Unternehmen lahmlegen, gibt es die sogenannte Datenschleuse.
Digitale Einlasskontrolle sorgt für sicheren Datenaustausch
Software-Updates, Präsentationen oder Vertriebs- und Marketingunterlagen – die Liste von extern ins System eingespeisten Dateien ist lang. Ebenso wie die Wege, auf denen die Daten ins Unternehmen gelangen. Neben den gewünschten Dateien kommt dann allzu häufig auch Malware mit in das Unternehmenssystem und richtet dort zum Teil erhebliche Schäden an.
Viele Unternehmen greifen daher zu rigorosen Maßnahmen und verbieten den Einsatz von mitgebrachten Speichermedien grundsätzlich. In der Praxis zeigt sich aber, dass sich dieses Verbot oftmals nicht aufrechterhalten lässt, ohne einen praktikablen Ersatzweg anzubieten.
Sicherer Datenaustausch / sicherer Dokumentenaustausch: Kleines Mittel, große Wirkung
Bei einer Datenschleuse handelt es sich um einen Dateiablage-Server mit einem oder mehreren Anti-Schadsoftware-Lösungen. Eingehende Dateien werden auf diesem Server geprüft und, wenn keine Schadsoftware gefunden wurde, zur weiteren Nutzung freigegeben. So kann durch dieses einfache, aber effektive System verhindert werden, dass Malware Schäden in Systemen anrichtet und dadurch Worst-Case-Szenarien wie Produktionsausfälle oder Dateiverschlüsselungen die Folgen sind.
Beispielhaft lässt sich der Funktionsablauf der Datenschleuse so beschreiben: Ein Kunde möchte mit einem Unternehmen Daten teilen, beispielsweise um in einer Druckerei den Druck seines Firmenlogos in Auftrag zu geben. Dazu lädt er Dateien in die Datenschleuse hoch. Die auf der Datenschleuse laufenden Programme nehmen eine Prüfung auf Schadsoftware vor. Geht von der hochgeladenen Datei keine Bedrohung aus, kann die Mitarbeiterin des Unternehmens die Daten nach Prüfung abholen und sie guten Gewissens verwenden. Wurde Schadsoftware gefunden, gibt es mehrere Möglichkeiten: Die Datei wird entweder in Quarantäne verschoben oder direkt gelöscht. In beiden Fällen steht sie aber zur Nutzung nicht zur Verfügung. Je nach Konfiguration der Datenschleuse kann ein Administrator benachrichtigt werden und das Ergebnis der Analyse prüfen. Wurde die betreffende Datei fälschlicherweise als Schadsoftware identifiziert, kann sie wieder freigeben und somit auch genutzt werden.
Um jederzeit die Kontrolle über den Datenfluss im eigenen Unternehmen zu behalten und das wichtigste Gut – das Wissen – vor den Augen Dritter zu schützen, ist eine Lösung zum sicheren und einfachen Datenaustausch heute ein Muss.
Jochen Maier, Geschäftsführer
Sicherer Datenaustausch / sicherer Dokumentenaustausch für Unternehmen und Organisationen
Eine solche Lösung muss nicht nur sicher und einfach nutzbar sein, sondern sich auch schnell in wichtige Unternehmensprozesse integrieren lassen. Zwar gibt es keinen hundertprozentigen Schutz, aber es gibt heute technische und organisatorische Möglichkeiten, die Hürden wesentlich höher zu legen und es Angreifern so schwer wie möglich zu machen.
Anforderungen an einen sicheren Datenaustausch / sicheren Dokumentenaustausch
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Überall dort, wo Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit bei der Übertragung vertraulicher Daten gefragt sind, kommen Unternehmen an einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten nicht vorbei. Sie umfasst eine sichere Verschlüsselung des Transportweges sowie die Verschlüsselung der Nachricht und der angehängten Dateien.
Einfache Bedienbarkeit sorgt für Akzeptanz
Auch die einfache Bedienbarkeit ist von zentraler Bedeutung. Moderne Lösungen sind einfach zu handhaben, rasch in bestehende Systeme integrierbar und individuell an die Erfordernisse von Unternehmen anpassbar. Eine intuitive Benutzeroberfläche, die leicht verständlich und gut strukturiert ist, ermöglicht es allen Nutzern, die Lösung ohne lange Schulungen und Einarbeitungszeiten zu verwenden. Die komplexe Sicherheitstechnologie bleibt somit für die Anwender im Hintergrund verborgen und macht den verschlüsselten Versand von sensiblen Daten so einfach wie das Versenden einer ganz normalen E-Mail.
Sicherer Datenaustausch ist relevant für Unternehmen aller Branchen
Der Einsatz von sicheren Datentransferlösungen ist grundsätzlich für alle Unternehmen unabhängig von Größe und Branche unerlässlich. Dabei geht es meist nicht nur isoliert darum, Dokumente sicher und einfach zu übertragen. In vielen Szenarien sind diese Software-Lösungen vielmehr ein essenzieller Baustein, um standardisierte Prozesse und Arbeitsabläufe zu digitalisieren und damit die Produktivität zu erhöhen.
Die Vorteile unserer Nextcloud Lösungen im Überblick
Höchste Sicherheit
Vom sicheren Downloadlink bis hin zur durchgehenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Keine Größenbeschränkung
Auch besonders große Datenmengen können per Nextcloud ganz einfach ausgetauscht werden.
On-premise & Private Cloud
Die Lösungen können On-premise / Inhouse oder in einer Private Cloud in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden.
Individualisierung
Farben, Logos, Texte und vieles mehr lassen sich individuell an die eigene Unternehmens CI anpassen.
Automatisierungen
Sämtliche Input-Management- und Output-Management-Prozesse in einem Unternehmen können automatisiert und digitalisiert werden.
EU-DSGVO konform
Im Gegensatz zu Diensten wie Dropbox, OneDrive, Teams, Google Drive usw. werden Ihre Daten sicher auf Ihren Servern bzw. in einer Private Cloud in Deutschland gespeichert. So haben Sie zu jeder Zeit die volle Kontrolle!
Transparenz
Empfangs- und Download-Bestätigungen machen die Datenaustauschprozesse nachvollziehbar.
Zentrale Administration
Alle Einstellungen und Erweiterungen werden an einer zentralen Stelle verwaltet.
Sicherer Datenaustausch – Fazit und Ausblick
Der sichere Daten- und Dokumentenaustausch wird immer mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen, gerade auch im Mittelstand. Datenverluste führen zu hohen Kosten und können sogar die Existenz der Firma gefährden. Dabei ist der sichere Austausch von Daten kein Hexenwerk. IT und Datenschutz sind gefordert, professionelle Lösungen bereitzustellen, die den Sicherheitsanforderungen in Unternehmen genügen und den Versand von Dateien für die Mitarbeiter so einfach wie möglich machen.
Mit der richtigen Software-Lösung wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine einfache Handhabung für alle Beteiligten sichergestellt. Dabei lassen sich sichere Datentransferlösungen auch für Aufgaben jenseits des klassischen E-Mail-Versandes einsetzen, um weitere Potenziale zu heben. Ein digitales Input-Management, der digitale Rechnungseingang oder das digitale Vertragsmanagement sind schnell auf höchstem Sicherheitsniveau eingerichtet. Damit lassen sich standardisierte, aufwendige Arbeitsabläufe wesentlich effizienter gestalten und Kosten sparen.
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