Robotic Process Automation (RPA) automatisiert Service- & Verwaltungsprozesse

Bei Robotic Process Automation (RPA) übernehmen virtuelle Roboter bzw. virtuelle Agenten die Abwicklung von Routinetätigkeiten, für die zuvor Menschen erforderlich waren: Analysieren von Vorgangsinhalten, Identifizieren von relevanten Fachdaten, Bedienen von erforderlichen Applikationen. Robotic Process Automation kann auch komplexe Routine-Vorgänge automatisch verarbeiten – und bietet enorme Einsparungspotenziale bei hochvolumigen Prozessen.

Robotic Process Automation (RPA) automatisiert Service- und Verwaltungsprozesse

Über 70 % der Generation Y geben an zu kündigen, wenn sie ihre Arbeit als sinnlos und monoton empfinden. Fakt ist, dass langweilige, monotone Arbeit geisttötend ist, was – unter anderem – zur Entwicklung der RPA, Robotic Process Automation (Robotergesteuerte Prozessautomatisierung) geführt hat. Die Technologie hat das Ziel, routinemäßige Arbeitsprozesse durch Softwareroboter zu vereinfachen und partiell zu ersetzen. Kein Wunder, dass sie heute als das vielleicht sogar spannendste Gebiet der digitalen Transformation erwähnt wird.

Für die zunehmende Beliebtheit der RPA (Robotic Process Automation) gibt es mehrere Gründe: einerseits ihre einfache Bedienung. Man benötigt keine komplexen Kodierungskenntnisse; sogar geschäftliche Benutzer können „Roboter bauen und trainieren”.

Ein weiteres Argument, das für ihre unaufhaltsame Verbreitung sorgt, ist ihr schneller ROI. Denn robotisierte Prozesse sind effizienter – sie sind in weniger Zeit mit weniger Fehlern nutzbar und erweisen sie sich so als kosteneffiziente Lösung.

Wenn an virtuellen Arbeitsplätzen Vorgänge automatisch von Maschinen abgewickelt werden, sind nachweislich bis zu 90 Prozent Effizienzsteigerung möglich. Ein Quantensprung im Vergleich zu tradierten Ansätzen.

Wann lohnt es sich, RPA anzuwenden?

Die Anwendung von RPA Technologie auf verschiedenen Ebenen kann für diverse Problembereiche eine Lösung bieten:

Bei einfachen, sich wiederholenden, regelbasierten Prozessen imitieren RPA basierte Lösungen die Aufgaben eines Anwenders und führen diese selbstständig oder als Bestandteil eines Geschäftsprozesses durch. Typischerweise bei Banken und Versicherungen, Speditionen und Logistikunternehmen bzw. im Buchhaltungsbereich lohnt es sich, die eintönige Datenerfassung durch Robotic Process Automation erledigen zu lassen.
Automatisierung der Verarbeitung von weniger strukturierten, spezifischeren Inhalten. Hier erwarten wir von dem Roboter bereits weitergehende „Fähigkeiten” wie die Anwendung eingebauten Wissens, semantisches Sprachverständnis, Verarbeitung unstrukturierter Daten, autonome Lernfähigkeit, Erkennen von Mustern und deren Verknüpfung.
Die kognitive RPA (Robotic Process Automation)verschmilzt innovative Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Sprachverarbeitung und verfeinerte Datenanalyse, welche sogar zur Nachahmung von menschlicher Aktivitäten – Wahrnehmung, Schlussfolgerung, Beweissammlung, Aufstellung und Interpretation von Hypothesen sowie Kommunikation mit Menschen – fähig sind. Denken wir nur an selbstfahrende Autos, bei denen die Systeme eher nur noch geschult, als programmiert werden.

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Robotic Process Automation (RPA) automatisiert Service- und Verwaltungsprozesse.
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Robotic Process Automation Lösungen für die Dokumenten- und Inhaltsverwaltung von Unternehmen

Bei einer großen Organisation kommt es täglich unzählige Male vor, dass wir bspw. einen im Buchhaltungssystem befindlichen Auftrag mit dem Original-Auftrag des Kunden vergleichen wollen. Oder die dem Scannen folgende Indizierung wird von Mitarbeitern durchgeführt, manchmal mit einer recht „flexiblen” Logik, woraufhin es sogar mehrere Minuten länger dauern kann, ein bestimmtes Dokument im System zu finden. Man stelle sich vor, wie viel effizienter eine Organisation sein kann, wenn diese Tätigkeiten schneller und genauer von Robotern verrichtet werden!

Die Technologie ist auch Firmen eine große Hilfe, die der ab Mai 2018 verbindlichen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen müssen. Denn RPA (Robotic Process Automation), vereinigt mit intelligenten Datenerfassungslösungen, ermöglicht eine fortschrittliche Inhaltsanalyse, was den Weg zur DSGVO-Konformität wie folgt vereinfachen kann:

Bei Massendokumenten Identifizierung von besonders bedeutenden, als wesentlich einzustufenden Informationen, danach Übersendung einer Benachrichtigung über die diesbezüglichen „Aufgaben” an den Benutzer;
Bei Digitalisierung von Persönlich Identifizierenden Informationen (PII) automatische Anwendung der DSGVO-Grundsätze zur Datenerfassung sofortige Rückmeldung bei Nichtentsprechen;
Aggregation von Inhalten, die aus verschiedenen Quellen stammen und an verschiedenen Speicherplätzen gespeichert sind, um diese für die gesamte Organisation über eine einheitliche Suche zugänglich zu machen;
Erstellung von ereignisbasierten Zusammenfassungen in Echtzeit bei bestimmten externen oder internen Ereignissen – z. B. Verkäufe an einen bestimmten Kunden – zur Vorbeugung von Missbräuchen;
Verfolgung der verschiedenen Versionen und diesbezüglichen Änderungen, fokussiert auf lediglich einen bestimmten Teil des Inhalts.

Die DSGVO wird praktisch jede Organisation und jeden ihrer Verträge betreffen. Seien es Verträge, die in den Verantwortungsbereich der Finanz-, Rechts-, Einkaufs-, HR-, Verkaufs- oder Marketingabteilung fallen, die Daten dieser Dokumente sind der Richtlinie entsprechend zu verwalten. Die Lösungen, die Robotic Process Automation und intelligentes Capturing miteinander verschmelzen, können mit der Inhaltsanalyse dieser Verträge die Konformität mit der DSGVO zu einem einfach zu definierenden Projekt machen.

Die Rolle von Robotic Process Automation (RPA) im digitalen Wandel

Ein digital agierendes Unternehmen lässt sich auch ohne RPA-Technologie aufbauen, doch auf jeden Fall wird eine Automatisierung in einem gewissen Umfang erforderlich sein, um die vollumfassende Digitalisierung zu gewährleisten.

Für die Anwendung von RPA (Robotic Process Automation) spricht, dass sowohl die Arbeitnehmer die Vorteile genießen werden und sich auf interessantere, spannendere Aufgaben fokussieren können, als auch die Unternehmensleitung, die durch RPA eine effizientere Organisation erhält.