Poststelle digitalisieren – aber wie?

Poststelle digitalisieren

Digitalisierung der Poststelle automatisiert Prozesse

Vereinheitlichen Sie Ihre Systeme und wenden Sie für strukturierte und unstrukturierte Inhalte dieselben Verfahren zur Klassifizierung und Extraktion an. Schaffen Sie die Grundlagen für eine automatisierte Verarbeitung aller Input-Kanäle (Workflow). Moderne Kommunikationsplattformen sind nicht beschränkt auf den Einsatz im klassischen Posteingang. Sie werden sehen: Mit einem harmonisierten und mehrkanalfähigen Input Management analysieren Sie Dokumente wesentlich schneller und präziser als klassische Poststellen.

Vermeiden Sie bereits beim Erfassen der Inhalte (Capturing) den kleinsten Fehler – denn er zahlt sich bitter aus. Eine ungenügende OCR-Software (Optical Character Recognition) macht alle nachfolgenden Abläufe obsolet; vor allem dann, wenn Ihre Poststelle unterschiedliche Eingangsquellen (Brief, Fax, Formulare, Freitext/E-Mail) nutzt.

Nutzen Sie stattdessen virtuelle Optimierungsverfahren. Das Prinzip: Die Ergebnisse mehrerer kombinierter OCR-Lösungen werden automatisch miteinander verglichen mit dem Ziel, die „wahrscheinlichsten“ Werte für die weitere Verarbeitung zu übernehmen. Prüfen Sie daher unbedingt, ob Ihre Poststelle aus den Dokumenten genug „rausholt“.

Moderne Extraktion-Methoden als Basis zur Digitalisierung der Poststelle

Aussagekräftige Daten zu Kunde und Inhalt eines Dokuments sind das A und O einer effizienten Vorgangsbearbeitung. Sorgen Sie dafür, dass im Moment der Abwicklung der Mitarbeiter in der Poststelle alle Informationen auf seinem Bildschirm hat. Das gilt für die Validierung von Nachrichten (Zuordnung einer Mitteilung zu Bestandsdaten) genauso wie für die Erfassung (Auslösen einer fallabschließenden Transaktion im Bestandssystem).
Wichtig: Die Vorgangsdaten müssen individuell für jeden Arbeitsschritt definierbar sein. Führende Technologien sind sogar in der Lage, das Extraktion-Verhalten der Mitarbeiter zu erlernen und auch unstrukturierte Inhalte (Freitext) vollautomatisiert zu verarbeiten.

Poststelle digitalisieren und Vorgangsbearbeitung mit Mehrwert

Schaffen Sie die Grundlagen für eine jederzeit zuverlässige Identifikation von Personen- und Unternehmensdaten. Denn: Die damit verbundene Suche nach übereinstimmenden Merkmalen wird im Input Management der Zukunft von großer Bedeutung sein. Sie senkt Fehlerrisiken und verbessert Arbeitsprozesse, weil sie Zuordnung (Kundenhistorie), Bearbeitung (Vorgangsinformationen) und Archivierung unterstützt.