Output Management Software

Output Management Software hat sich in den letzten fünf Jahren stärker gewandelt als in den vorherigen 20 Jahren. Sowohl für Anwender als auch für Unternehmen und Anbieter von Output Management Software wird der Markt immer vielschichtiger und komplexer.

Output Management Software - Interview mit Jochen Maier, summ-it Unternehmensberatung

Output Management Software

Welche neuen Anforderungen damit an  Output Management Software gestellt werden und wie die Anforderungen an eine vernetzte Kundenkommunikation bewältigt werden können, erläutert Jochen Maier, Vorsitzender des Bitkom Arbeitskreises Output Solutions, im Interview.

Output Management Software

Whitepaper zur vernetzten Kundenkommunikation

BIT Magazin: Der Bitkom Arbeitskreis „Output Solutions“ hat Anfang Oktober 2016 ein umfassendes Output Management Whitepaper zum Thema „Trends im Output Management“ publiziert. Können Sie zunächst kurz erläutern, welche Firmen in diesem Arbeitskreis organisiert sind?

Jochen Maier: Der Arbeitskreis Output Solutions ist einer der größten ECM-Arbeitskreise innerhalb des Bitkom. Mit aktuell ca. 120 Personen aus 73 Mitgliedsunternehmen, die sich konstituieren von mittelständischen Unternehmen bis zu internationalen Großkonzernen, deckt der Arbeitskreis die komplette Bandbreite des Output Managements ab.

Dabei verfolgen wir mehrere Ziele: Über den Wissenstransfer an externe Unternehmen hinaus kümmern wir uns regelmäßig um den Erfahrungsaustausch in diesem Expertenkreis. Auf dieser Grundlage sind bereits eine Reihe spannender Kooperationen entstanden.

BIT Magazin: Der AK Output Solutions hat bereits zur IT & Business 2015 einen Anbieterkatalog erstellt, der zur CeBIT 2016 aktualisiert wurde. Was war die Motivation nach dieser vergleichsweise kurzen Zeit dieses umfangreiche Output Management Software Whitepaper zu erstellen?

Jochen Maier: Die meisten unserer Mitgliedsunternehmen sind seit Jahren im Arbeitskreis. Es gab den klaren Wunsch, Unternehmen mit einer Marktübersicht – einem „Navigator“ – dabei zu unterstützen, sich einen Überblick über die Anbieter von Output Management Lösungen zu verschaffen. Diese Aufgabenstellung haben wir mit dem Output Management Navigator vor einem Jahr adressiert.

Output Management Software White Paper

Mit dem jetzt vorliegenden Output Management Software Whitepaper sind wir inhaltlich einen deutlichen Schritt weitergegangen. Hier betrachten wir nicht nur den aktuellen Status sondern haben uns Gedanken darüber gemacht, welche Anforderungen es in der Zukunft geben wird. Damit adressieren wir Unternehmen die sich aktuell Gedanken über eine künftige Output Management Lösung machen. Ich denke, dass uns mit dem Output Management Whitepaper „Trends im Output Management“ eine sehr gute Übersicht gelungen ist.

BIT Magazin: Welche Chancen bieten sich den Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Kunden-kommunikation?

Trends bei Output Management Software - summ-it Unternehmensberatung

Trends im Output Management

Jochen Maier: Für viele Unternehmen ist die Bereitstellung von Informationen, sowohl elektronisch als auch in Form von Papier, eines der wichtigsten Bindeglieder zu Ihren Kunden. Das enorm gestiegene Volumen an Geschäftsdokumenten bedingt ein leistungsfähiges Output Management System sowie die Integration aller relevanten Informationen zum aktuellen Geschäftsvorgang in die Kundenkorrespondenz. Anschreiben, Angebote und Berichte als Brief, als E-Mail oder als PDF zum Download im Portal sind die „Visitenkarte“ eines Unternehmens und bestimmen maßgeblich, wie dieses von Kunden wahrgenommen wird.

Eine individuelle sowie effiziente Kundenkorrespondenz über den vom Empfänger präferierten Kommunikationskanal wird zum ausschlaggebenden Unterscheidungsmerkmal. Unternehmen, die mit ihren Kunden auf diese Weise kommunizieren, können sich relevant von ihren Marktbegleitern differenzieren.

BIT Magazin: Alle reden von digitaler Transformation. Was bedeutet dies für Unternehmen?

Jochen Maier: Die digitale Transformation forciert den Wandel in zahlreichen Bereichen der Wirtschaft. Etablierte Branchen und Unternehmen verlieren gegenüber Start-Ups und Newcomern an Boden. Die Digitalisierung von Geschäftsmodellen sowie die Erschließung neuer Märkte (Vertrieb, Marketing, Kundenservice) fordert Unternehmen aller Branchen heraus.

Laut einer Umfrage der Computerwoche hat für die Hälfte der befragten Unternehmen die digitale Transformation keine Auswirkung auf ihr eigenes Unternehmen. 60% der Entscheider beschäftigen sich beruflich überhaupt nicht mit neuen Technologien. Gleichzeitig halten sich 60% für kompetent im Umgang mit digitalen Skills, 40% sehen in sich die Qualitäten eines Digital Leaders vereint.

Dies bedeutet: Deutsche Manager verschätzen sich gründlich, denn gerade einmal 7% der Befragten verfügen tatsächlich über die benötigten Kompetenzen. Unternehmen sind gefordert, diese Diskrepanz schnellstmöglich aufzulösen und sich ernsthaft mit der digitalen Transformation zu beschäftigen.

Und auch die Zahlen des Bitkom Digital Office Index – befragt wurden 1.108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern – sprechen eine deutliche Sprache. Gerade einmal 40% der deutschen Unternehmen haben sich bisher strategisch mit der Ausbreitung ihrer digitalen Wertschöpfungsaktivitäten beschäftigt und den Transformationsprozess in Gang gesetzt. Vorreiter sind hier die großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern – 7 von 10 planen den Ausbau ihrer digitalen Infrastruktur. Unter den mittelständischen Unternehmen ab 100 Mitarbeitern denkt jedes zweite über digitale Aktivitäten nach. Bei den Firmen mit weniger als 100 Mitarbeiytern sind es nur 36%.

Ist WhatsApp eine Output Management Software ? summ-it Unternehmensberatung

Ist WhatsApp eine Output Management Software ?

Aufgrund der beeindruckenden Wachstumszahlen – aktuell nutzen mehr als eine Milliarde Menschen WhatsApp – werden sich Unternehmen mit dem „Kommunikationskanal WhatsApp“ beschäftigen müssen. Schließlich nutzen insbesondere jüngere bzw. künftige Kunden in hohem Maße WhatsApp zur Kommunikation. Unternehmen sind gefordert, WhatsApp als weiteren Kommunikationskanal in ihre Multi-Channel- bzw. Omni-Channel-Architektur zur Kundenkommunikation zu integrieren.

BIT Magazin: Welches Fazit ziehen Sie und welche Tipps können Sie ggf. Unternehmen an die Hand geben?

Jochen Maier: Mit dem nun vorliegenden Output Management Software Whitepaper wurde eines der wesentlichen Ziele des Arbeitskreis erreicht: Erstellung konkret nutzbarer Orientierungshilfen und Positionierungsguides für Interessenten und Einsteiger. Dies sollten Unternehmen nutzen, um ihre CCM- und OM-Plattformen kritisch zu hinterfragen. Abwarten ist keine Option mehr!

Das komplette Interview zum Thema Output Management Software in Ausgabe 2016-06 des BIT Magazins finden Sie HIER.