Dokumentendruck und -versand einfach online auslagern

Dokumentendruck- und Versand auslagern - summ-it Unternehmensberatung

Dokumentendruck- und Versand einfach online auslagern – Chefbüro Ausgabe 2014-06

Dokumentendruck und -versand outsourcen

Es geht leicht von der Hand: Ein Geschäftsbrief ist erstellt und befindet sich mit einem Klick im Online-Portal. Ein Verantwortlicher prüft das Schriftstück und erteilt die Freigabe. Aller Aufwand mit Druckern, Briefumschlägen, Frankierung und die Hektik, Wichtiges zur Post zu bringen, entfällt.

Das Unternehmen kann sich stärker auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und somit effizienter arbeiten: Der Alltag bringt immer wieder neue Herausforderungen mit sich, die gelöst werden müssen, so dass man im geschäftlichen Wettbewerb konkurrenzfähig bleiben kann. Der Druck- und Versand von Briefen, Verträgen, Rechnungen oder allerlei Dokumente beansprucht dabei unnötig Ressourcen.

Dokumentendruck auslagern – wie funktioniert das?

Der Sachbearbeiter kümmert sich um den Inhalt und um das Schreiben des Briefes. Das Dokument druckt er wie gewohnt, allerdings mit dem speziellen Druckertreiber und es landet automatisch in einem sicheren Portal. Oder er lädt ein selbst erstelltes PDF in sein sicheres Postfach in diesem Portal. Vor der Dokumentenproduktion und dem Versand überprüft er die „Voransicht“ und erteilt eine Freigabe.

Es ist nicht nötig, die gewohnten Abläufe im Büro zu ändern. Lediglich der Umgang mit dem Druck und Versand des Dokuments wird deutlich vereinfacht. Der Druckertreiber enthält ein persönliches Sicherheitszertifikat – nur wer dieses Sicherheitszertifikat besitzt, kann Dokumente zum Portal schicken. Abschließend werden die Dokumente in einem Hochleistungsdruck- und Rechenzentrum produziert, per DV-Freimachung frankiert, kuvertiert und an einen Postdienstleister übergeben.

Nutzung erheblicher Einsparpotenziale

Dokumenten- und Output-Kosten sinken. Gerade im Bereich der Input-, Output- und Dokumentenlösungen hat sich in den letzten Jahren technisch vieles verändert. Der komplette Prozess von der Dokumentenproduktion bis zum Empfänger ist zu modernisieren und zu optimieren.

Der herkömmliche Druck und Versand einer Papierrechnung kostet mindestens 43,3 Cent. Rechnet man die Kosten für die Erstellung und Bearbeitung hinzu, liegen die Gesamtkosten bei 1,78 Euro pro Rechnung, schätzt das Marktforschungsunternehmen Forrester Research. Dies ist nicht mehr zeitgemäß und geht deutlich günstiger.
Neben den Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Papier, Kuvert, Toner bzw. Tinte reduzieren sich die mit den manuellen Tätigkeiten verbundenen Aufwendungen. Die Nutzung einer optimierten, weitestgehend automatisierten Dokumentenproduktion reduziert die laufenden Kosten:

Ein einseitiger Geschäftsbrief DIN A4 in schwarz/weiß schlägt mit lediglich 0,60 Euro zu Buche – inklusive Porto und Umschlag.

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Dokumentendruck- und Versand einfach online auslagern – Chefbüro Ausgabe 2014-06

Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen, denen die Masse für Portooptimierungsrabatte fehlt und für die sich eine entsprechende eigene Infrastruktur nicht rechnet, profitieren. Aus unterschiedlichen Büros, Tochterunternehmen oder auch im Ausland können hier dezentral erstellte Dokumente in das zentrale Output-Zentrum intelligent geroutet werden. Der Ersteller hält die volle Kontrolle bis zur Freigabe der Dokumente. Die Web-basierte Lösung ermöglicht das kollaborative Arbeiten über Abteilungs- und Niederlassungsgrenzen hinweg und kann überall genutzt werden, ohne dass Software lokal auf dem Arbeitsplatz installiert werden muss.

Innerhalb des Unternehmens werden Freigabe- und Geschäftsprozesse automatisiert, das zentrale Portal vereinfacht die Postbearbeitung und verbessert die Effizienz durch reduzierten manuellen Aufwand. Die Abrechnung erfolgt flexibel per PayPal, Rechnung, Lastschrift, Kreditkarte oder Überweisung.

 

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