Regelbasierte Lösungen, die nach fest definierten Schlagworten (Keywords) suchen, stoßen spätestens bei unstrukturierten Nachrichten (E-Mail, Social Media, Chat) an ihre Grenzen. Zu groß und komplex wären die Regelwerke, die man hierfür hinterlegen müsste. Sie folgen keiner Logik und müssen ständig unter sehr hohem Aufwand angepasst werden. Das bindet Ressourcen, die für das Kerngeschäft dringender benötigt werden.

Tipps und Tricks für eine effiziente Eingangsverarbeitung der Zukunft

Heute muss eine Organisation täglich mehrere hundert, tausend, zehntausend eingehende Dokumente verarbeiten, die über unterschiedliche Kommunikationskanäle und in x verschiedenen Formaten eingehen. Der aus der Digitalisierung resultierende schnellere, leichtere Multichannel-Informationsaustausch hat die Häufigkeit und Komplexität in der Kundenkommunikation vervielfacht.

Allerdings dominiert die papierbasierte Kundenkommunikation in einigen Branchen immer noch. Hier erfordert die Verarbeitung der eingehenden Post und deren Digitalisierung spezielle Fertigkeiten.  Die Komplexität der Tätigkeit wird weiter dadurch erhöht, dass sie einen bzw. je nach Inhalt sogar mehrere Mitarbeiter mit abweichenden Verantwortungsbereichen betrifft.

Die Posteingangsverarbeitung  – einschließlich Digitalisierung, OCR, Capturing, Indizierung und Aufbereitung für Folgeprozesse –  ist mittlerweile ein gesondertes Fachgebiet. Wo sie wirklich komplex ist, lohnt es sich teilweise oder komplett zu automatisieren!

Warum? Die digitale Poststelle kann mittels schnellerer Informationsübertragung in die Geschäftsprozesse zu einem Faktor werden, der einerseits das Kundenerlebnis verbessert und andererseits die Effizienz steigert. Die Effizienz zeigt sich in diesem Bereich häufig darin, dass den Mitarbeiter mehr Zeit für Aufgaben zur Verfügung stehen wird, die echte menschliche Qualitäten erfordern.

Eine digitale Poststelle vereinfacht Komplexes

Die Vereinfachung der Dokumenten-Indizierung besteht darin, dass die Prozesse für verschiedene Kanäle und abweichende Formate mit unterschiedlichem Verarbeitungsanspruch durch einen einheitlichen Ansatz und eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Lösung verwirklicht werden. Dabei wird auch auf ihre gute Integrierbarkeit in die bereits vorhandene Informatikumgebung geachtet.

Digitale Poststelle / Digitalisierung des Posteingangs / digitale Posteingangsverarbeitung mit der summ-it Unternehmensberatung

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Papierbasierte Dokumente

Die Digitalisierung papierbasierter Dokumente wird mit künstlicher Intelligenz und selbstlernenden Systemen unterstützt. Semi-strukturierte oder völlig unstrukturierte – sogar handschriftliche – Dokumente werden anhand ihres Templates und ihres Inhalts sofort eingestuft, da die Datenauslesung und Indizierung dank der intelligenten und präzisen Interpretationstechnologien ebenfalls sofort erfolgt. Die Handsortierung, Etikettierung nach Fachbereichen ist nur noch in wenigen Ausnahmefällen erforderlich.

Die Eingangsverarbeitung der Dokumente von Außendienstmitarbeitern – z. B. unterzeichnete Verträge – kann mithilfe einer Mobile App erfolgen. Dabei erhält der Kollege eine sofortige Rückmeldung, ob das Foto für die Datenverarbeitung geeignet ist.

Elektronische Dokumente

Moderne Lösungen zur Vereinfachung der Posteingangsverarbeitung ermöglichen die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten und Anlagen jeden Formats, seien es Word, Excel, PPT, PDF, HTML Dateien, E-Mail-Texte oder eingescannte Bilder. Die von uns empfohlenen Dokumenterfassungs-, Datenerfassungs- und Sprachtechnologien sowie Apps für optische Zeichenerkennung (OCR) zählen auf ihrem Gebiet zu den weltweit führenden Lösungen.

Digitale Poststelle

Die intelligente Dokumentenverarbeitung der eingehenden digitalisierten oder elektronischen Inhalte  ist so präzise, dass das betreffende Dokument bei Bedarf schon bei der Eingangsverarbeitung der dazugehörigen elektronischen Akte zugeordnet werden kann. Mit dem Heraussuchen der Vorgeschichte kann der gesamte Dokumentenverarbeitungsprozess noch schneller und effizienter werden.

Nach dem Sortieren werden die aus den Dokumenten ausgelesenen und indizierten Daten in dem angegebenen Format an die gewünschte Stelle übermittelt oder exportiert. Nach dem Sortieren sind die aus den Dokumenten gewonnenen Informationen für Folgeprozesse – über XML oder Datenbank-Verbindung – erreichbar.

Digitalisierung des Posteingangs – optimale Unterstützung für Anwender

Obwohl Digitalisierung und Automatisierung die Effizienz von Unternehmen beträchtlich erhöhen, lösen sie nicht jedes Problem! Die Expertise und die Entscheidungsfähigkeit geschulter  Anwender sind nicht automatisierbar. Gewisse Aufgaben sind nicht oder nur teilweise strukturierbar, sodass ihre Ausübung menschliches Urteils- und Unterscheidungsvermögen erfordert. Durch die adäquate Nutzung dieser Systeme können Mitarbeiter selbst komplexe Vorgänge schnell und effizient zu erledigen – alle benötigten Daten, Dokumente und Prozesse stehen in einer einheitlichen Plattform zur Verfügung.

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