BPA: Business Process Automation – der Mensch im Mittelpunkt

Der digitale Wandel setzt Unternehmen aus allen Branchen gewaltig unter Druck. Sie sind gefordert, sich kontinuierlich an steigende Anforderungen ihrer Kunden, Partner und Mitarbeiter anzupassen. Ein verschärfter Wettbewerb und sinkende Margen zwingen Unternehmen, die Effizienz und Agilität ihrer Prozesse zu steigern.

Wenn Unternehmen wachsen und der Arbeitsaufwand steigt, sind überlastete Mitarbeiter die übliche Folge. Eine Möglichkeit der steigenden Belastung entgegenzuwirken und gleichzeitig die Kosten zu senken ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen (engl.: BPA – Business Process Automation). Dabei reicht das Spektrum von eher simplen Aufgaben wie dem assistierten Ausfüllen einer Spesenabrechnung bis zu komplexen Vorgängen wie dem automatisierten Erstellen von Verträgen oder Rechnungen.

Verfügt ein Unternehmen über viele Kunden, müssen große Mengen an Informationen elektronisch verwaltet werden. Sehr häufig werden diese Informationen dezentral und wenig strukturiert gespeichert, was die Geschäftsprozesse beträchtlich verlangsamt und erschwert. Zusätzlich werden diese Prozesse häufig mit menschlichen Eingriffen gesteuert, was das Fehlerrisiko beträchtlich erhöht.

Welche Chancen bietet Business Process Automation – also die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Geschäftsprozesse betreffen praktisch jeden Bereich Unternehmensaktivität:  Geschäftsleitung, Marketing, Vertrieb, Personalwesen und IT. Werden diese auf einer einheitlichen Plattform abgebildet, kann das die Effizienz relevant steigern.

• Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen werden einzelne Aufgaben transparent und somit nachvollziehbar.
• Durch Automatisierung kann wertvolle menschliche Arbeitskraft eingespart werden, denn die Benutzer können sich auf komplexere und wichtigere Aufgaben konzentrieren.
• Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen verbessern sich die Service Level, die Reaktionszeiten und als Folge die Kundenzufriedenheit.
• Moderne Lösungen visualisieren die Geschäftsprozesse für den IT-Betrieb.
• Durch Verwendung von Dashboards und Berichten kann der Status der Geschäftsprozesse auf einen Blick erfasst werden – Prozesse werden transparent und messbar.

Business Process Automation: Einfache und benutzerfreundliche Lösungen

Moderne Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bedeuten nicht nur, dass singuläre  Schritte automatisch ablaufen, sondern dass gemeinsame Oberflächen – sowohl für Prozesse als auch für Entscheider – geschaffen werden. Mit einer Plattform zur Business Process Automation werden die Interessen sowohl der IT- als auch der Fachabteilungen verbunden. Dadurch werden unterschiedliche Fachsysteme und Prozesse (Workflows) integrierbar und der Entscheidungsprozess wird beschleunigt.

Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann der Benutzer seine Arbeit also am effizientesten verrichten, denn alle Informationen sind für ihn erreichbar. In der Folge verringert sich das Fehlerrisiko deutlich. Durch Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen arbeiten Unternehmen deutlich effizienter und benötigen weniger Ressourcen. 

Der Nutzen von Business Process Automation und Enterprise Content Management Lösungen

• ECM-Lösungen vereinfachen die Verarbeitung und Digitalisierung eingehender Dokumente.
• Sie machen eingehende Dokumente für die Benutzer nachvollziehbar.
• Sie ermöglichen die Eingruppierung, Kategorisierung und Routing von Dokumenten nach Vorgängen.
• Sie fördern die Erstellung von Dokumenten, Verträgen und Antwortschreiben – sowohl interaktiv, Prozess-integriert oder „dunkel“ im Batch.
• Sie bieten die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen und fügen sich nahtlos in die vorhandene IT-Architektur ein.
• Sie überwachen die Aufbewahrungsfrist der einzelnen Vorgänge und sorgen für die Aussortierung.
• Sie schaffen eine Plattform, die das volle Spektrum der Dokumentenverwaltung abdeckt.

Business Process Automation und digitale Transformation – der Schlüssel für eine erfolgreiche Zukunft

Die Digitalisierung ist in allen Branchen gleichermaßen relevant und erzwingt einen Wandel nicht nur in der Technologie, sondern auch in der Denkweise der Unternehmensführung und bei der Definition von Geschäftsprozessen. Der Wettbewerb wird immer rasanter – den Anschluss findet nur, wer die Chancen der Digitalisierung begreift und passende Lösungen einführt.

Lassen Sie uns gemeinsam nachdenken, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens Geschäftsprozesse automatisiert werden können und welchen konkret messbaren Nutzen Sie daraus ziehen können. Unsere Beratungen haben die Geschäftsprozesse vieler Kunden automatisiert und so zu einer deutlich verbesserten Wettbewerbsfähigkeit geführt.