Virtuelle Messe: BDV Virtual Day 2021

BDV Virtual Day 2021 – die summ-it Services

Idee & Konzept

Die Idee einer virtuellen Messe entstand Ende 2020 im Dialog mit H. Bartel, Geschäftsleitung Dental bei der BDV GmbH. Im ersten Schritt gab es die Überlegung, eine der existierenden Plattformen zu nutzen. Im weiteren Gesprächsverlauf konnten wir mit einem innovativen Konzept, welches sich perfekt in die bestehende WordPress-Webseite integriert, überzeugen.

Projektmanagement

Von vornherein war klar, dass mehrere Firmen mit jeweils verschiedenen Ansprechpartnern beteiligt sind. Wir waren zu jeder Zeit zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten und haben das Projekt aktiv vorangetrieben.

Ergänzend zum eigentlichen Projekt haben wir

• die drei BDV Webseiten zu einem performanteren Hosting-Unternehmen umgezogen.
• BDV tatkräftig bei der Einführung und Nutzung von MS Teams als Web-Konferenz-Plattform unterstützt.
• ein Chat-Tool evaluiert, eingeführt und die BDV-Mitarbeiter trainiert.

Das Projekt inkl. den Zusatzarbeiten konnte rechtzeitig in Time & Budget abgeschlossen werden.

Grafik & Design

Wir haben ein neues Design für den BDV Virtual Day 2021 entwickelt und umgesetzt. Alle Grafiken und Stände wurden von summ-it erstellt und in der Webseite integriert.

Ergänzend haben wir das Design ebenfalls im Chat-Tool tawk.to umgesetzt und Hintergrundbilder für die MS Teams Webinare erstellt.

Content

Die Agenda mit den Inhalten der 18 Vorträge wurde uns von BDV zur Verfügung gestellt. Der weitere Content wurde vollständig von uns erstellt und publiziert:

• Texte auf der Webseite
• Texte für die sozialen Medien
• Texte für Pressemeldungen und Mailings, die von BDV an ihre Kunden verschickt wurden.

Web-Programmierung und Betrieb

Wir haben die Virtuelle Messe „BDV Virtual Day 2021“ vollständig in die bestehende WordPress-Webseite integriert:

• Seiten & Beiträge
• Diverse Kontakt-Formulare mit Formular-Prüfungen und -Logik
• Download der Kalender-Einträge im iCal-Format
• Integration der 18 Links zu den MS Teams Webinaren. D.h. Teilnehmer konnten auch ohne Anmeldung per Klick an den Webinaren teilnehmen.

Interaktionsmöglichkeiten und Touchpoints

Wir haben zahlreiche Touchpoints animiert und integriert:

• Integration der 18 Links zu den MS Teams Webinaren.
• Telefon
• E-Mail
• Chat per tawk.to
• Videos

Social Media

Erstellen der Texte für die sozialen Medien und Sharing: XING, LinkedIn, Facebook, Twitter.

Outbound Kommunikation

Erstellen und Versand von Texten per Pressebox und Erstellen der Einladungstexte für den Versand an die BDV-Bestandskunden.

Vorteile einer virtuellen Messe von summ-it

Eine virtuelle Messe von summ-it bietet viele Vorteile, hier die wichtigsten:

Stärkung der eigenen Marke

Die virtuelle Messe findet auf der eigenen Plattform und im gewohnten Design statt. Kunden und Interessenten werden so noch besser mit dem eigenen Unternehmen vertraut gemacht, was zu einer nachhaltigen Stärkung der eigenen Marke führt.

Perfekte Integration in die eigene Umgebung

Unser Ansatz basiert auf WordPress und kann leicht in die eigene Umgebung integriert werden:

• entweder als Unterverzeichnis unternehmen.de/virtuelle-messe
• oder in einer Sub-Domain: virtuelle-messe.unternehmen.de

Wichtig dabei ist, dass wir alle Touchpoints mit den existierenden Folgeprozessen verknüpfen: Daten aus Kontaktformularen landen im eigenen CRM-System usw.

Lizenzgebühren und Kosten

Im Gegensatz zu existierenden Plattformen fallen keine Lizenzgebühren an. Zum Vergleich: Manche Plattformen berechnen ca. 4 k€ Lizenzgebühren für 7 Tage, und ca. 10 k€ für 30 Tage.

Natürlich fallen auch bei unserer Lösung Kosten für die Erstellung der Stände, den Aufbau der Touchpoints und die Integration in die Folgeprozesse der Aussteller an. Da wir uns in einem gewohnten Standard Content Management System bewegen, sind diese Kosten geringer als bei Nutzung eines proprietären Systems.

Vorlaufzeit und Nutzungsdauer

Wir konnten innerhalb weniger Wochen das Konzept komplett lauffähig umsetzen und waren damit sicherlich schneller, als wenn wir eine der existierenden Plattformen genutzt hätten.

Im Gegensatz zu existierenden Plattformen kann der BDV Virtual Day  2021 beliebig lange online sein – es gibt keine zeitliche Limitierung.

Wiederverwendbarkeit

Ein weiterer Vorteil ist, dass die komplette virtuelle Messe leicht dupliziert werden kann. Sollte ein Unternehmen bspw. ein halbes Jahr später eine weitere virtuelle Messe durchführen wollen, können wir einfach die ganzen Unterseiten mit allen Inhalten duplizieren und danach anpassen.

Dies ist bei den existierenden Plattformen nicht möglich, hier kann nicht einmal eine Datensicherung erstellt und zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingespielt werden. D.h. hier müssen Unternehmen die virtuelle Messe immer wieder komplett neu erstellen.

Aufzeichnung der Vorträge und Aufbau von Mediatheken

Wir haben alle Vorträge aufgezeichnet und in einer leicht nutzbaren Mediathek zur Verfügung gestellt. Insofern werden die Vorträge einmal gehalten und können danach unbegrenzt wiederverwendet werden.

Nachhaltige Verbesserung der SEO-Ergebnisse

Der ganze Content (Texte, Grafiken, Videos usw.) der virtuellen Messe liegt im eigenen Online Bereich und trägt damit unmittelbar zu einer deutlichen Verbesserung der SEO-Relevanz bei.

BDV Virtual Day 2021 – Fazit & Ausblick

„Wir freuen uns sehr über das durchweg positive Feedback, welches wir von BDV und ihren Partnern erhalten haben. Mit dieser Plattform hat BDV eine ideale Grundlage, um weitere virtuelle Messen mit einem überschaubaren Aufwand durchzuführen.

Unser Ansatz ermöglicht unseren Kunden, ihre Interessenten mit einer modernen Technik anzusprechen und so Leads zu generieren. Dies geht deutlich schneller und zu einem sehr viel attraktiveren Preispunkt, als der Besuch klassischer analoger Messen.“