Die IT-Landschaft von Unternehmen ist meist heterogen, historisch gewachsen und häufig durch „IT-Silos“ geprägt. Einzelne Geschäftsbereiche nutzen fachbereichsspezifische Anwendungen, Datenbanken und Archiv-Systeme. Durch diese parallel aufgestellten und nur partiell miteinander vernetzten IT-Silos werden Geschäftsprozesse alles andere als optimal unterstützt. Dies erschwert die Arbeit, erhöht die Reaktionszeiten und führt häufig dazu, dass das Geschäftspotenzial nicht ausgeschöpft werden kann.

Die Anforderungen haben sich drastisch gewandelt. Moderne IT-Services sollen geschäftsnah auf alle verfügbaren Informationen zugreifen können, den in- und externen Anwendern zur Verfügung gestellt und bei nötigen Änderungen flexibel anpassbar sein. Dazu müssen die IT-Silos modernisiert, standardisiert und vor allen Dingen konsolidiert werden. Nur so können unternehmensweite & agile Geschäftsprozesse eingeführt werden.

Allerdings sind auf dem Weg zu einer agilen IT-Plattform und einer unternehmensweit nutzbaren Archivlösung diverse Hürden zu überwinden und einige Fragen zu klären:

  • Wie kann das richtige Dokument schnell und einfach gefunden und wie kann sichergestellt werden, dass der Anwender die jeweils aktuelle Version des archivierten Dokuments angezeigt bekommt?
  • Wie kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Dokumente und Informationen erhalten?
  • Die Nutzung des Recherche-Clients muss einfach sein und eine Volltext-Suche erlauben.
  • Wie kann nachvollzogen und ggf. bewiesen werden, wer zu welchem Zeitpunkt welches Dokument aus dem Archiv aufgerufen hat?
  • Wie können dezentral gespeicherte Informationen und Dokumente aus der Archivlösung zentral abgerufen werden?
  • Wie erfolgt die Zugriffsteuerung – insbesondere aus verschiedenen Lokationen heraus?
  • Wie können neue Anwendungen und Geschäftsprozesse die Archivlösung integrieren und nutzen?
  • Wie kann sichergestellt werden, dass die Aufbewahrung von Unternehmensinhalten den aktuellen Rechtsvorschriften und sonstigen Compliance-Vorgaben entspricht?
Archiv, Archivlösung, Datenrecherche & Recherche-Client - summ-it Unternehmensberatung

Archiv, Archivlösung, Datenrecherche & Recherche-Client.
Quelle: Shutterstock #447406066

Bei der Auswahl von Archivlösungen für das Dokumenten-Management fokussieren wir uns auf die folgenden Aspekte:

Schnelligkeit und Effizienz

  • Mit modernen Archivlösungen können Unternehmen sehr viele Dokumente unterschiedlicher Formate und parallel archivieren.
  • Im Batch produzierte Massendokumente werden in Höchstgeschwindigkeit verarbeitet, sodass die archivierten Inhalte sofort den Folgeprozessen zur Verfügung stehen.
  • Geschäftsprozesse und Anwendungen können die archivierten Dokumente und Informationen sofort nutzen – über alle digitalen Kanäle hinweg.

Transparenz

  • Das sachgerechte Systematisieren, Kategorisieren und Auswerten der archivierten Informationen sind von entscheidender Relevanz, damit diese nachvollzogen und genutzt werden können.
  • Mit modernen Archivlösungen können jedem Inhalt mehrere Indexe zugeordnet werden, sodass Daten verschiedenen Typs, Charakters und Formats effizient aufruf- und nutzbar sind.
  • Die Möglichkeit, Inhalte nach mehreren Aspekten miteinander zu verbinden und Bezugnahmen anzugeben, vereinfacht bei komplexeren Vorgängen die Verarbeitung.

Leichte Integration in Geschäftsprozesse und Anwendungen

  • Die Flexibilität moderner Archivlösungen ermöglicht es Geschäftsanwendern, bei neuen Geschäftsprozessen die Archivierungslogik der neu erzeugten Dokumente
  • leicht auszugestalten.

Sichere Aufbewahrung

  • Einen besonderen Schwerpunkt legen wir auf die Datensicherheit und -integrität.
  • Moderne Archivlösungen können redundant und K-Fall fähig ausgelegt werden und erfüllen so höchste Ansprüche an Verfügbar- und Schnelligkeit.
  • Archivlösungen eignen sich insbesondere für Banken und Versicherungen, die höchste Ansprüche an Verfügbarkeit und (Langzeit-) Archivierung haben.

Einfache, effiziente Rückverfolgbarkeit

  • Die Effizienz der Rückverfolgbarkeit hängt nicht nur von sachgerechtem Systematisieren, Kategorisieren und Auswerten der archivierten Informationen ab. Mit modernen Archivlösungen erfolgt die Rückverfolgung der Änderungen in Dokumenten und Inhalten kontinuierlich. Dadurch haben die Benutzer jederzeit Zugang zur aktuellsten Version, gleichzeitig ist das Änderungsprotokoll jederzeit kontrollierbar.

Konformitätssicherung

  • Seien es Änderungen von Rechtsvorschriften oder Organisationsprotokollen – externen und internen Reglements – Archivlösungen gewährleisten die leichte Anpassung an Rechtsvorschriften und sonstige Vorgaben sowie die Schaffung der Voraussetzungen für erfolgreiche Audits.

Reibungslose Implementierung

  • Moderne Archivlösungen lassen sich in völlig unterschiedlichen IT-Umgebungen integrieren.
  • Ob als selbstständiges Modul oder als Bestandteil eines umfassenderen ECM (Enterprise Content Management) Systems ermöglichen sie die einfache Integration externer Module bzw. unterstützen die bedarfsangepasste Skalierbarkeit.

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